JoyCat 會計軟體使用說明

系統設定

joycat accounting maim

公司資料設定

  • 輸入您公司的名稱,輸出會計報表時,會在報表標題使用此公司名稱。

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作業年度設定

  • 使用本會計系統,首先是設定系統的西元作業年度,例如:2018。設定了作業年度,建立傳票時,就可以自動插入年份,您只要輸入月份及日期。
  • 另一方面,設定了正確的作業年度,可以避免輸入傳票時,輸入錯誤的傳票日期之年份,造成此傳票失效。

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設定期初資產、負債、股東權益科目金額

  • 首次使用本會計系統, 必須設定貴公司的期初資產、負債、股東權益等科目金額,您若有貴公司的資產負債表,即可依照資產負債表內容,建立此期初科目金額。
  • 設定期初資產、負債、股東權益等科目金額時,一定要確認金額的平衡,也就是「資產 = 負債 + 股東權益」。
  • 若是貴單位是剛剛開業的公司行號,期初金額可能會如下設定:
    銀行存款 (借方) 200,000
    資本        (貸方) 200,000

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傳票作業
joycat accounting entry

新增傳票

  • 建立傳票時,必須先確認「作業年度」的設定是否正確。作業年度為西元年份,例如:2018。
  • 傳票作業時,按『新增』按鈕,傳票日期欄位會自動填入"作業年度/01/01",例如:2018/01/01,而且插入點會自動移位至作業年度(2018)之後,您不需要輸入年分,只需要輸入月份、日期。
    傳票日期輸入欄位是採用雙位元資料格式,您輸入的月份、日期都必須是二個數字,月份、日期若是只有一個數字,則其前面必須加入一個"0",例如:1月份必須輸入"01",5日必須輸入"05"。
    若是要建立的傳票之日期剛好是1月1日,也要自己輸入月日資料,不能直接採用自動填入的月日,否則不會自動產生傳票編號。
  • 輸入了月份、日期後,直接按鍵盤『Enter』鍵,就會自動產生傳票編號,並將游標移動至傳票類型欄位。
  • 傳票作業時,若是沒有自己輸入「傳票日期」,並且按了 Enter 鍵,可能不會自動產生「傳票編號」;沒有傳票編號,該筆傳票會無效。
    出現這種傳票時,您應該將此傳票刪除。
  • 新增傳票時,只要輸入了「傳票日期」,並且按了 Enter 鍵,就會新增一張傳票,若是您接下來沒有輸入傳票明細,就關閉或離開傳票作業畫面,或者按了『取消新增傳票』按鈕,依然會新增一張沒有傳票明細內容的傳票。
    若是出現這種情狀,您應該將此空白傳票刪除。
  • 若是您按了『新增』按鈕,卻沒有要新增傳票,可以按『復原』按鈕,取消傳票的新增。
  • 新增傳票時,若是產生一張不正確的傳票,或是想要放棄傳票的新增,在您從傳票類型欄位進入傳票明細輸入前,可以按『復原』按鈕,取消傳票的新增。
    若是已經進入傳票明細輸入欄位,則需要使用刪除傳票的方法,移除此張傳票。
  • 「傳票類型」欄位區分為收入(1)、支出(2)、轉帳(3)三種類型,請依照商業會計法規定,選擇正確的傳票類型。
    傳票若是屬於現金收入,傳票類型請選擇收入,或輸入數字1。
    傳票若是屬於現金支出,傳票類型請選擇支出,或輸入數字2。
    不是屬於現金的收支,傳票類型請選擇轉帳,或輸入數字3。
  • 現金科目1101,是為出納人員管理的零用金,銀行帳戶請使用銀行存款科目1102;貴公司若是有多個銀行帳戶,可以新增不同銀行名稱的科目,例如:1103 中國信託銀行。
  • 如果您在新增傳票時,發現輸入的日期錯誤,在沒有進入傳票明細輸入欄位前,還可以更改傳票日期。
  • 輸入傳票明細時,若是輸入錯誤的內容,就會出現錯誤訊息,請依照訊息修正。
  • 當新增傳票來到傳票明細資料輸入時,『刪除』傳票按鈕將不可使用,必須先按『編輯』,才可以按『刪除』來刪除該筆傳票。

自動傳票檢驗

當您在新增傳票時,會檢查傳票編號、科目編號、借貸、金額等欄位資料是否正確,以防止輸入錯誤資料。
出現錯誤訊息時,請依照訊息說明來處理修正。

  • 傳票明細輸入無效的傳票編號,將會出現「您輸入無效的科目編號,請重新輸入。」錯誤畫面。

 

查詢傳票

會計系統提供多整查詢傳票的方法:

  • 尋找傳票下拉式選單

    joycat accounting serch1

  • 搜尋傳票日期

  • 搜尋傳票編號

  • 搜尋憑證

 

 

joycat accounting serch2

修改傳票

  • 若要修改傳票內容,請先按編輯按鈕,才可以進行傳票修改。
  • 已經建立的傳票,其傳票日期及傳票編號不可以再修改。

 

刪除傳票

  • 若要刪除傳票,請先按編輯按鈕,刪除按鈕才會有效及可以刪除傳票。

 

科目作業

joycat accounting subject

  • 新增會計科目時,必須選擇正確的主要類別及明細類別。若是沒有選擇明細類別,資產負債表就不會出現該科目的金額,造成資產負債表錯誤。
  • 已經作帳使用的科目編號(現用科目已經勾選),不可刪除,及科目編號不可修改。
  • 尚未使用於作帳的科目(現用科目尚未勾選),可以刪除,及各項欄位皆可修改。

資料庫備份

資料庫備份只要複製會計軟體 JOYCAT2018 資料夾即可,JOYCAT2018 資料夾包含了主程式及後端資料庫檔案。

 

年度過帳

JoyCat會計軟體是採用單一會計年度使用獨立的主程式及後端資料庫的運作模式,也就是每一個會計年度,都有都有一個專屬資料夾及前後端資料庫檔案,例如:2018年就是 JOYCAT2018,2019年就是 JOYCAT2019...等,年度前的英文字母是可以隨意使用不同的英文字母,例如代表貴單位的英文字母 SONY,則資料夾即是 SONY2018。

如果您使用了不同的資料夾名稱,就必須執行主程式與後端資料庫的資料表連結,操作方法請查看我放在 youtube 網站上的影片。網址: https://www.youtube.com/watch?v=GNJOJJn6r9s

此種運作模式,讓此會計軟體可以在任何一部有 Microsoft Acces 資料庫應用程式的電腦中執行,並且擁有優良的執行速度。

年度過程處理會刪除後端資料庫中的傳票資料,所以年度過帳前,一定要備份資料庫。

年度過帳作業流程如下:

本會計系統是採單一年度後端資料庫方式記錄傳票級會計科目資料;也就是每一個會計年度,都有一個專屬資料夾及前後端資料庫檔案,例如:2013年就是ACC2013,2014年度,就是ACC2014。

年度過帳程序:

  • 備份當年度會計軟體資料庫
  1. 將現有會計軟體資料庫資料夾,例如:JOYCAT2018,複製一份至隨身碟,做為備份。
  • 製作下一年度會計軟體資料庫
  1. 將現有會計軟體資料庫資料夾,例如:JOYCAT2018,複製一份至相同磁碟路徑(一般是D:磁碟)中,並將資料夾名稱變更為 JOYCAT2019。
  2. 開啟 JOYCAT2019 資料夾,將 JoyCat2018.accdb 前端資料庫主程式檔案,變更檔案名稱為 JoyCat2019.accdb。
  3. 進一步開啟 database 資料夾,將 data2018.accdb 後端資料庫檔案,變更檔案名稱為 data2019.accdb。
  • 處理新年度會計軟體主程式跟後端資料庫的連結
  1. 退回至 JOYCAT2019 資料夾,按二下 JoyCat2019.accdb 檔案,開啟會計軟體。
  2. Microsoft Access 2016 應用程式執行「外部資料→連結資料表管理員」,以連結後端資料庫檔案 JOYCAT2019\database\data2019.accdb 的全部資料表。
  3. Microsoft Access 2016 連結外部資料庫中資料表的方法,請參考我的教學影片,網址:http://www.youtube.com/watch?v=GNJOJJn6r9s
  • 執行年度過帳
  1. 開啟 JOYCAT2019 資料夾,按二下 JoyCat2019.accdb 檔案,開啟會計軟體。
  2. 從主表單進入系統維護→年度過帳作業,按一下『過帳』按鈕,執行過帳處理。
  3. 過帳處理時間大約在10分鐘內完成,請耐心等待。
  • 修改會計軟體的作業年度
  1. 過帳完成號,請將會計軟體作業年度變更為 2019
  • 核對過帳資料的正確性
  1. 核對新年度期初金額是否與上年度的年終資產負債表金額相同。
  2. 查看期初金額報表中的﹝經費收入﹞及﹝經費支出﹞等科目的期初金額是否為零。

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